Elektronische Kommunikation / Zugangseröffnung

1. ZUGANGSERÖFFNUNG

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Meinerzhagen für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3a VwVfG NRW ist nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet.

2. TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE RAHMENBEDINGUNGEN FÜR DIE ELEKTRONISCHE KOMMUNIKATION

Die Stadt Meinerzhagen bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.

  • E-Mail
  • DE-Mail
  • Portal "Rathaus online“ der Stadt Meinerzhagen

Bitte beachten Sie Folgendes: Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der Stadt Meinerzhagen eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

2.1. E-Mail

2.1.1. Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an uns schicken.

Unverschlüsselte E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet und für jeden Hacker lesbar und können ggf. auch gefälscht oder verändert werden.

2.1.2. Vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen müssen Ihre Nachrichten verschlüsselt werden. Die Stadt Meinerzhagen wird in Zukunft ein Verschlüsselungsverfahren anbieten.

2.1.3. Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung von E-Mail durch die Übermittlung elektronischer Dokumente als Anhang einer E-Mail ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) versehen sein müssen.

Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie unter https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Service-Funktionen/ElektronischeVertrauensdienste/FAQ/faq-node.html

2.1.4. Größenbeschränkung für E-Mails

Die Größe der annehmbaren E-Mails wird beschränkt auf 10 Megabyte.

2.1.5. Das Problem "Schadsoftware"

Wenn Ihre Mails Schadsoftware enthalten, werden diese Mails komplett von unseren Schutzprogrammen gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war oder  Ihr Computer unwissentlich von Schadsoftware  befallen wurde,  erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung. Wenn Sie nach einer Mail an uns eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!

Bitte schicken Sie uns keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche ist.

2.2. De-Mail – vertrauliche und Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation

Die Stadt Meinerzhagen ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen, wobei im Gegensatz zu E-Mail Versand- und Zustellbestätigungen angefordert werden können.

Der Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform kann auch hier durch Übermittlung eines qualifiziert signierten elektronischen Dokuments erfolgen. Ohne qualifizierte Signatur ist ein Schriftformersatz mittels einer De-Mail in der besonderen Form der absenderbestätigten De-Mail möglich.

Die zentrale Eingangsadresse für De-Mails ist:

post@meinerzhagen.de-mail.de

Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.

2.3. Portal – Serviceportal der Stadt Meinerzhagen

Über das Serviceportal der Stadt Meinerzhagen können Sie sicher und verschlüsselt mit der Stadt Meinerzhagen kommunizieren. Dies gilt sowohl für formlose wie auch formgebundene Kommunikation. Sie erreichen es unter:

https://portal.citkomm.de/meinerzhagen

Zum Ersatz einer gesetzlich geforderten Schriftform muss bei einem Teil der Angebote der elektronische Identitätsnachweis (eID) des Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels genutzt werden.

2.4. Zulässige Dateiformate für Dateianhänge

Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht für jedes Dateiformat die erforderlichen Programme vorhalten können.

Folgende Dateiformate können bei uns verarbeitet werden.

  • Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros
  • RichTextFormat (.rtf)
  • Microsoft WORD (.doc und .docx) ohne Makros
  • Microsoft EXCEL (.xls und .xsls) ohne Makros
  • Text (.txt, .csv)
  • Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp, .png)
  • AutoCad (.dxf, .dwg)

Weitere Dateiformate können im Einzelfall nur nach vorheriger Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner zugelassen werden.

2.5. Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit oder Verarbeitbarkeit der elektronischen Zusendung

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig ist oder verarbeitet werden kann, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung. Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die angegebenen Ansprechpartner.